Att leda ett årsmöte
Att hålla årsmöte är jobbigt om man inte är van. Och många tror att det är svårare än vad det är. Men med ett gott humör och lugn brukar det gå bra. Denna text är ett försök att hjälpa dig på vägen. Texten utgår från Koloniträdgårdsförbundets dagordningsmall.
Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma:
Mötets öppnande
Föreningens ordförande är den som öppnar mötet, och därmed är det denne som ansvarar för dagordningens § 1 och 2.
Fastställande av röstlängd och dagordning
Ordföranden berättar för mötesdeltagarna, hur många närvarande röstberättigade medlemmar det finns, om det finns fullmakter etc. Medlemmarna kan prickas av vid ingången.
När ordförande redovisat hur många deltagare det finns, frågar han om röstlängden kan justeras. Medlemmarna svarar i allmänhet ja och beslut fattas. Ordföranden finner röstlängden justerad. Om någon av de röstberättigade lämnar mötet, eller någon tillkommer måste röstlängden justeras vid varje votering.
Nästa steg är att godkänna dagordningen. På ett årsmöte är det ju oftast rent redaktionella förändringar, att dagordningen behöver kastas om, eller inte är korrekt skriven. Detta eftersom de ärenden som ska behandlas är fastställda i stadgarna. Men beslutsärenden som inte finns i dagordningen, men finns i kallelsen, ska finnas med i den utsända dagordningen.
Fråga om kallelse skett i behörig ordning
Mötesordföranden lämnar ordet till styrelsens föredragande, oftast ordföranden, som redogör för hur kallelsen skett och när. Föreningens stadgar stipulerar tiden för när kallelsen senast ska vara medlemmarna tillhanda. Och detta jämförs med när kallelsen distribuerades till medlemmarna.
Efter informationen frågar ordföranden om kallelse skett i stadgeenlig ordning?
Val av ordförande att leda mötet
Föreningens ordförande, presenterar styrelsens förslag till mötesordförande, eller så ges ordet till valberedningen och mötesordförande föreslås.
Det är inte bra om föreningens ordförande leder årsmötet. Föreningens verksamhet skall på årsmötet utvärderas och en av de som ska utvärderas är föreningens ordförande.
När förslaget på ordförande är presenterat, frågar ordföranden om det är nog med förslag och om den föreslagne kan väljas. Beslut fattas.
Som mötesordförande kan det nu vara klokt att berätta hur du vill leda mötet. Hur beslutsprocessen går till, förslagsvis med acklamation, mycket vanligt i ett demokratiskt möte. Röstning sker då med ett bifallsrop, medlemmarna ropar Ja. Beroende på mötesordning händer det både att man röstar för och emot under samma fråga, medlemmarna ropar Ja respektive Nej vid samma fråga. Men dessutom kan ordförande ställa proposition separat två gånger, även i de fall när det bara finns ett förslag. Antingen bifallsrop (Ja) till huvudförslaget eller bifallsrop (Ja) till frågan ”Någon däremot? Det viktigaste är att mötesdeltagarna förstår hur de ska rösta och vad som sker.
Till skillnad från exempelvis sluten votering innebär metoden med acklamation i princip att samtliga vet hur de andra väljer. I praktiken är det ofta bara de mötesdeltagare som sitter närmst som exakt kan avgöra hur var och en har röstat.
Val av protokollförare
Proceduren från föregående val upprepas. Men nu har du som mötesordförande tagit över klubban.
Val av justerare
Val av justerare och val av rösträknare är väldigt ofta samma mötespunkt och de valda har bägge funktionerna.
Under denna punkt har valberedningen ett förslag klart, eller så tillfrågas mötet. När förslagen lämnats, ställs frågan om det finns fler förslag och om det är nog med förslag. Slutligen om mötet kan välja de föreslagna. Beslut fattas.
Val av rösträknare
Oftast är dessa personer samma som justerarna, om inte upprepas proceduren från punkt 6.
Styrelsens förvaltningsberättelse
Hur man presenterar verksamhetsberättelsen på årsmötet varierar, men ett väldigt vanligt sätt är att mötesordförande läser den rubrik för rubrik. Därefter får medlemmarna ställa frågor till styrelsen under de rubriker man önskar. Antingen samlat när hela berättelsen är genomgången, eller under varje rubrik.
Ofta pratar föreningsordföranden kring själva berättelsen och kassören kring den ekonomiska delen inklusive balans och resultaträkningen.
När man låtit medlemmarna ställa frågor och styrelsen svarat frågar mötesordföranden om mötet anser att man gått igenom dessa handlingar och om de är redo att gå till beslut.
Beslutet klubbas.
Sen frågar man om mötet kan lägga verksamhetsberättelsen (och godkänna) till handlingarna.
Beslutet klubbas.
Notera att årsredovisningen är styrelsens berättelse och i den kan inga ändringar göras av mötet, mer än redaktionella ändringar! Därför är det lika vanligt att endast lägga årsredovisningen till handlingarna som att godkänna och lägga till handlingarna.
Revisorernas berättelse
Ordet till revisorerna som ombeds läsa upp sin revisionsberättelse. Ordet lämnas därefter fritt med anledning av revisorernas berättelse. Om ingen önskar ordet frågas om det är mötets mening att även lägga revisionsberättelsen till handlingarna (Revisionsberättelsen är revisorernas berättelse därför handlar beslutet om att lägga till handlingarna).
Fastställande av balansräkning och resultaträkning (som ofta innefattar ett förslag från styrelsen hur den uppkomna vinsten/förlusten i räkenskaperna ska hanteras).
Mötet tillfrågas om de kan fastställa balans- och resultaträkningarna? Beslut.
Därefter om mötet bifaller styrelsens förslag angående disposition av uppkommen vinst eller förlust? Beslut.
Sen fastställer man ”Jag finner att mötet beslutat i enlighet med styrelsens förslag”. Klubbning,
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Mötesordföranden hänvisar till revisorernas berättelse och frågar om mötet är redo för beslut? Någon däremot? Ordet behöver inte lämnas fritt på denna punkt eftersom eventuell diskussion klarats av under § 8.
Frågan ställs om mötet, i enlighet med revisorernas rekommendation, beviljar styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret? Beslut och klubbslag.
Behandling av motioner och förslag
Ordet lämnas fritt, oftast vill motionär/styrelsens föredragande argumentera för sin sak. Därefter kanske andra vill argumentera. När diskussionen avslutats går man till beslut. Klubbslag. Det är alltid styrelsens förslag till beslut som är huvudförslag, även gällande motionerna.
Beslut om ersättning till av årsmötet utsedda styrelseledamöter, revisorer och suppleanter
Förslag om ersättning för förtroendevalda för kommande verksamhetsår presenteras av styrelsens föredragande som slutar med att yrka bifall till styrelsens förslag. Ordet lämnas fritt och mötet går till beslut.
Fastställande av budget och avgifter
Styrelsens föredragande presenterar förslaget till rambudget och slutar med att yrka bifall till styrelsens förslag.
Ordet lämnas fritt och mötet går till beslut.
Förslag om avgifter för kommande verksamhetsår presenteras av styrelsens föredragande som slutar med att yrka bifall till styrelsens förslag. Ordet lämnas fritt och mötet går till beslut.
Val av föreningens ordförande, kassör, övriga styrelseledamöter och suppleanter enligt §§ 6.1 – 6.3
Ordet lämnas till valberedningens sammankallande/föredragande. För tydlighetens skull, låt valberedningen presentera valen i tur och ordning, en och en.
Ordet lämnas därefter fritt och efter eventuell diskussion ställs frågan:
Ni har hört valberedningens förslag, finns det ytterligare förslag?
Nog med förslag?
Är mötet redo för beslut?
Beslutar mötet välja XX till ordförande/Kassör/styrelseledamot etc på X år?
Beslut, klubbslag.
Proceduren för alla val är likadan, men ta först de ordinarie valen, därefter fyllnadsvalen, sist suppleanterna. För tydlighetens skull kan man i detta val bestämma suppleanternas tjänstgöringsordning. Om stadgarna inte redan bestämt sista nomineringsdag av förslag till valberedningen, kan det komma in förslag på årsmötet också. Om det kommer fler förslag än vad som ska väljas och ingen sluten omröstning är begärd så börjas det alltid med en försöksvotering. När nominering pågår argumenterar man för sin kandidat, inte emot en kandidat.
Fråga först mötet om nomineringen är avslutad? Klubba beslutet.
Inga andra namn än redan föreslagna kan då tas med i omröstningen.
Redogör därefter för samtliga inkomna namnförslag, med valberedningens förslag först, övriga därefter, gärna i den ordning de lämnats till presidiet. Därefter genomförs en försöksvotering med ja-rop alternativt med röstsedlar.
Det är då viktigt att påpeka för mötet att nu ropar man bara ja eller sträcker upp sin röstsedel, på exakt de antal namn man vill välja. Övriga namn håller man tyst på och håller sin röstsedel nere!
Det är dålig mötesetik att ropa nej!
Mötesordföranden uttalar sen hur han anser försöksvoteringen utfallit och gör ett litet uppehåll innan klubbslaget faller, så de som inte tycker ordföranden uppfattat mötet korrekt, kan begära rösträkning.
Om omröstningen fortfarande ska genomföras öppet, det vill säga ingen begär sluten omröstning, så kallas justeringsmännen fram för att bistå med räknandet av uppsträckta röstkort. Om någon begär sluten omröstning, skall valsedlar delas ut och giltig valsedel måste uppta exakt det antal namn som ska väljas och är föreslagna. Valsedlar som innehåller ej föreslagna namn, och/eller fler eller färre namn, är ogiltiga.
Val av revisorer och suppleanter.
Lika förfaringssätt som under § 15.
Val av ombud.
Inom koloniföreningar handlar detta val oftast om val av ombud till regionernas årsmöten. Men det kan även handla om val till andra organisationer den egna föreningen är medlem i, såsom Studiefrämjandet, hembygdsföreningen.
Val av valberedning enligt § 8.1
Efter att mötesordföranden redogjort för antalet ledamöter som ska väljas, det kan vara bra att välja några på 2 och några på 1 år. Även detta val kan förberedas av valberedningen och finnas på samma papper som valberedningens förslag till styrelse och revisorer. Mötet bör också bestämma vem som ska vara valberedningens ordförande.
Övriga ärenden
Här får aldrig förekomma beslutsärenden. Alla beslutsärenden måste finnas med i dan dagordning som gått ut i kallelsen inför årsmötet.
Avslutningsvis:
Alla som vill prata måste få göra det, alla måste känna sig lyssnade på.
Försök lyssna in mötet så ingen känner sig förbisedd.
Fråga alltid mötet inför beslut om du uppfattat förslagen korrekt och ställt propositionsordning på rätt sätt.
Vi kontrapropositionsordning är det alltid styrelsens förslag eller det förslag de ställer sig bakom som är huvudförslag.
När du ska klubba beslut, invänta eventuell begäran om votering.
Använd ordförandeklubban.
Bekräfta besluten med ett klubbslag.